5. Retoques finales

1. Si desea crear una barra de herramientas personalizada, solo servirá para la base de datos en curso y no para todas las bdd.
2. Si se desea crear una barra de herramientas que se pueda utilizar en todas las bases de datos, se deben utilizar o modificar las barras de herramientas Utilidad1 ó utilidad2.
3. Para establecer la barra de herramientas personalizada como predeterminada en el formulario que se desea, se debe establecer la propiedad del formulario general: “Barra de herramientas” con el nombre de la barra personalizada que se desea.
4. Para establecer un menú personalizado como predeterminado en el formulario que se desea, se debe establecer la propiedad del formulario general: “Barra de Menus” con el nombre del menú personalizado que se desea.
5. Si desea ver las características de la barra de herramientas personalizada, debe ver las propiedades de la barra(herramientas – personalizar – propiedades). Estas permiten fijar la barra en un lugar determinado del formulario.
6. Hay una barra de menú “Book Menu Bar” que contiene algunos elementos del menú principal pero no todos ya que no permite crear bdd por ejemplo ya que se esta ejecutando una aplicación dentro de una bdd.
7. Además de poder crear barras de herramientas, se puede crear menús, se realiza los siguientes pasos: Hay una barra de herramientas que se llama “Book menú Bar(es recomendable tomar esta barra como patrón)” esta barra de menú es personalizada ya que no contiene los mismos elementos del menú estándar de access seguidamente creamos la barra y en la ventana comandos escogemos nuevo menú y arrastramos los elementos de la barra “Book menú Bar” hacia el nuevo menú presionando la tecla Ctrl para que los elementos se copien y no se muevan de una barra a otra.
8. Se puede optimizar la estructura de la bdd utilizando la herramienta del analizador de rendimiento del menú herramientas, esta utilidad le muestra sugerencias e ideas para mejorar el funcionamiento de la bdd, usted puede incorporarlas o ignorarlas en su sistema.
9. Se establece un formulario como formulario de entrada al momento de abrir la bdd de la siguiente manera: menú Herramientas – Inicio(se presenta un cuadro que permite ingresar el formulario que va a ser el f.principal, además que permite configurar una serie de acciones que determina el acceso de las utilidades del access y manipulación de la bdd en curso) y en la macro de autoexec también se lo especifica.
10. Una vez terminada la bdd, es necesario compilar los módulos hechos en visualbasic ya que esto permite mayor velocidad de ejecución a la hora de cargar la bdd, menú: Depuración – compilar. Nota: se debe abrir el modulo que se desea compilar.
11. Puede realizar replicas de la bdd principal: que puede sincronizar usando las utilidades de access, una vez que se haya configurado la bdd para la replica, una copia se convierte en el Diseño principal y es esta la única copia en la que se pueden realizar cambios en el diseño de las tablas, consultas, formularios, informes, macros. Antes de convertir una bdd en una “replica de diseño principal” tiene que tener en cuenta que no podrá convertirla de nuevo en una bdd normal ya que la transformación de la bdd a una replica implica muchos cambios a la bdd para de esta manera poder controlar los cambios de diseño y de los datos.

Solo el diseño principal puede aceptar cambios en la estructura de la bdd. Sin embargo los cambios en los datos pueden realizarse tanto en el diseño principal como en cualquier replica, los nuevos elementos que se crean tanto en la replica como en el diseño principal no se copian automaticamente hay que hacerlo por la tanto de forma manual.

1. Pasos para crear una replica:
   1. Abrir bdd que se desea crear la replica.
   2. Herramientas – Crear replica
   3. Se pide crear una copia de seguridad de la bdd(extensión *.bak)
   4. Por ultimo convierte la bdd en un diseño principal
   5. Si se desea crear replicas adicionales se debe abrir el diseño principal y de nuevo utilizar la orden crear réplica.
2. Cuando abra una replica, puede abrir los objetos replicados en vista diseño, pero access le advierte que se abrirá una copia de solo lectura. Si realiza cualquier cambio de diseño a un objeto replicado de una replica, solo podrá guardar los cambios como un nuevo objeto; es posible crear nuevos objetos pero estos no participaran en la sincronización.
3. Seguridad de una base de datos: Se puede ver el código y la estructura de la bdd teniendo presionada la tecla shift al momento de abrir la aplicación, por lo tanto para evitar este riesgo es necesario implementar la siguiente seguridad:
   1. Un sistema informatico de seguridad puede ser abierto o cerrado. Es abierto cuando el acceso es concedido a todos los usuarios, es cerrado cuando no se concede acceso a ningún usuario a menos que se lo defina específicamente. Access es un sistema cerrado aunque parezca lo contrario.
   2. En access se pueden dar los siguientes permisos:
      1. Abrir ejecutar bdd.
      2. Abrir en modo exclusivo una bdd.
      3. Modificar diseños de una bdd, formularios.
      4. Administrar claves y usuarios.
      5. Leer datos.
      6. Actualizar datos.
      7. Insertar datos.
      8. Eliminar datos.
   3. Permisos: Existen 2 clases de permisos: Los Implícitos y Explícitos.

Un usuario tiene todos los permisos del grupo de usuarios al que pertenece y si el a creado un objeto(es el propietario) además tendrá el permiso de modificar el diseño y administrar, puesto que access asigna aquellos permisos cuando una persona crea un objeto.

1. 1. Pasos para establecer seguridad:
      1. menú Herramientas
      2. Seguridad
      3. Permisos de usuario y de grupo.
   2. Podemos establecer seguridad mediante el asistente del access para crear grupos de trabajo:

Tenemos que desde el explorador ejecutar el archivo: “Wrkgadm.exe” esta dentro del directorio de la carpeta de instalacion del microsoft office.

1. 1. Una vez que ha ejecutado este archivo y creado el grupo de trabajo, debe reininiciar el access y seleccionar el menu herramientas – seguridad – cuentas de usuario y de grupo.
   2. Seguidamente se debe crear un usuario administrador con acceso total a todos los objetos de la base y agregarlo al grupo de “administrador”. El “Id Personal del administrador” debe ser el mismo que el del grupo creado con el “Wrkgadm.exe”.
   3. Una vez creado el usuario administrador podemos ejecutar el “asistente para seguridad por usuarios”.
   4. Los accesos a los elementos de la bdd permitidos a los usuarios tienen que ser especificados de forma individual.
   5. Al momento de proteger una bdd se lo podria hacer creando solamente nuevos usuarios pero al a ser esto tendria que asignar permisos para cada usuario de forma individual, por esta razón es mas sencillo definir un grupo para cada nivel de acceso que se desee conceder y a continuación definir los usuarios para cada grupo.
2. Se puede poner clave a la bdd: herramientas – seguridad – clave bdd. Pero la bdd debe ser abierta de manera exclusiva.
3. Comparticion de un archivo MDB(bdd en access):
   1. Una forma es colocar la bdd en una red y protegerla de forma que ningun usuario pueda editar el diseño de ningun objeto, esto solo funciona cuando son pocos usuarios.
   2. Otra forma es separar todas las tablas de datos en un archivo MDB independiente colocar este archivo en una red compartida, y vincular estas tablas en una copia de la bdd que solo contiene las consultas, formularios, informes, macros de la aplicación. Esto se lo puede hacer de forma manual, pero tambien se puede utilizar el asistente “Divisor de bdd” en el menu herramientas; aquí se especifica el nombre de la bdd que va a contener solo las tablas y su ubicación(servidor). La bdd que contiene los diseños de formularios, informes, etc …, va a crear vinculos con las tablas a la bdd que solo contiene informacion.
   3. Esta tecnica solo funciona correctamente en las aplicaciones que requieren una cantidad moderada de datos(200 Mb. Seria una limitación aceptable) con un maximo de 20 usuarios simultaneos ya que access es fundamentalmente un sistema de base de datos de escritorio. Si se necesita un gran numero de usuarios o de una gran cantidad de datos es convertir una aplicación access a microsoft server.
   4. Conversión a una aplicacion Microsoft Server: Es necesario crear un “archivo de proyecto de access” de esta forma se transforman tanto las tablas, consultas o procedimientos almacenados directamente en SQL server.

Requerimientos:

1. 1. 1. Acceso a una version de sql server version 6.5
      2. Tener instalado microsoft data engine que viene con office 2000 en su computadora de escritorio.

1. Creación de una base de datos solo ejecutable: Este proceso permite reducir el riesgo de que alguien viole la seguridad de la bdd, ademas permite crear una copia de la bdd mas pequeña y compacta(no se pueden modificar los formularios, informes, modulos, paginas) los pasos a seguir son los siguientes: Menu herramientas – utilidades – Crear archivo MDE(es necesario que la bdd este previamente compilada).
2. Creación e un acceso directo: Se crea un acceso directo en el escritorio indicando la direccion del archivo ejecutable de access. Despues se elije propiedades del acceso directo creado y en “destino“ se ubica la direccion del archivo MDB que se desea ejecutar EJ:
   1. “C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\MSACCESS.EXE”

c:\sistemas\paccess1\Boda.mdb
Hay las siguientes opciones para ejecutar una bdd:

1. 1. /compact.- Compacta la bdd.
   2. /excl.- Abre la bdd en forma exclusiva.
   3. /nostartup.- Abre la bdd sin visualizar la pantalla inicial de access.
   4. /repair.- Repara la bdd especificada pero no la abre.
   5. /ro.- Abre la bdd especificada pero con acceso de lectura.
   6. /runtime.- Especifica que access se ejecutará con las opciones de la version run-time.

19.Se pueden crear menus para toda la aplicación mediante el asistente para menus: Herramientas – Utilidades de la base de datos – Administrador del panel de control. Aquí se especifica el menu principal de la aplicación.
Funciones Estudiadas:

1. Día(fecha).- Extrae el dia de una x fecha.
2. Mes(Fecha).- Extrae el mes de una x fecha.
3. Año(fecha).- Extrae el año de una x fecha.
4. DiaSemana(fecha).- extrae el día de la semana de una x fecha.
5. Hora(fecha).- Extrae la hora.
6. Fecha().- Hace referencia a la fecha del campo.
7. =Ahora().- Presenta la fecha actual junto con la hora; debe estar acompañada de la propiedad formato(Fecha larga).
8. =Pagina().- Muestra el numero de la pagina.
9. =Conmutador().- Reemplaza el código por una cadena de caracteres, soporta hasta siete parejas de expresiones.

=Conmutador([Estadocontrato]=”A”;”Activo”, [Estadocontrato]=”Pd” ; “Pagado”).

1. Round() Redondea un numero x decimales.
2. Iff().- Sirve para crear una condición.
3. Cmoneda() Convierte un formato de coma flotante en formato moneda.
4. Ccadena().-Convierte un expresion numérica a carácter.
5. Izq(,1).-Extrae un carácter o numero a partir de la izquierda.
6. IsNull().-Detecta si un campo tiene un valor nulo.
7. Nz().- Detecta si un campo tiene un valor nulo.
8. Encad().- Localiza la primera posición después del espacio en blanco.
9. Medio$().- Extrae los caracteres desde esta posición hasta el final de la cadena.Ejemplos:

Medio$([NuevosClubs].[Manager],EnCad([NuevosClubs].[Manager],” “))

1. Sum().- Suma los valores de un campo numérico.
2. Avg().- Calcula el promedio de un conjunto de valores numéricos.
3. Max().- Extrae el numero mayor de un rango especifico.
4. Min().- Extrae el numero menor de un rango especifico.
5. First().- Se coloca en el primer numero de un campo numerico.
6. Last().- Se coloca en el ultimo numero de un campo numerico.
7. Cuenta().- Permite contar el numero de filas(Registros).
8. Dbusq.-Esta funcion localiza una cadena de caracteres en una tabla, si no encuentra la cadena buscada devuelve un valor nulo.
9. EsNulo.- Comprueba el valor devuelto por la funcion Dbusq. Ej:

EsNulo(DBúsq(”[NombreCiudad]“,”NombresCiudad”,”[NombreCiudad]=Ciudad”))

1. CuadroMsj.- Permite mostrar un cuadro de mensaje. Ej.:

CuadroMsj(”La ciudad introducida no aparece en la base de datos. ¿Desea introducir una nueva ciudad?”,36)
El numero 36 presenta un icono de interrogacion y el 4 requiere los valores SI y NO.; Cuando el usuario pulsa el boton SI, cuadromsj devuelve un 6, cuando presiona NO devuelve el 7.

1. Utilizacion del SQL:

Access permite crear subconsultas dentro de las consultas con Sqls.

1. 1. Select.- Especifica los nombres de los campos a presentar.
   2. From.- Define las tablas a utilizarse en la consulta.
   3. Where.- Especifica las condiciones que deben cumplir los registros a ser presentados en la consulta.
   4. Group By.- Agrupa registros coincidentes.
   5. Having.- Especifica las condiciones que deben cumplir los grupos de registros para ser presentados en la consulta(se utiliza junto con la clausula Group By).
   6. Inner Join.- Utilice Inner Join para obtener como resultado todas las filas que coinciden con la especificacion de combinacion de ambas tablas(Combinación interna).
   7. Left Join.- Para obtener como resultado todas las filas procedentes de la primera tabla logica combinada en la especificacion de combinacion con cualquiera de las filas que coincidan con la segunda tabla logica.
   8. Right Join.- Obtendremos todas las filas procedentes de la segunda tabla logica combinada con cualquiera de las filas que coincidan con la primera tabla logica.
   9. Order By.- Ordena un conjunto de filas presentadas por la clausula select.
   10. Union.- Permite unir el resultado de dos consultas.
   11. Parameters.- Permite recibir parametros para la consulta, esta sentencia precede a la clausula Select.
   12. La clausula AS permite asignar un nombre apropiado a un campo calculado.
   13. With Owneraccess option.

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