Como vimos anteriormente  en la PARTE I  de este tutorial, la opción de "combinación de correspondencia" de Word nos permite crear plantillas de cartas que vinculándolas con una base de datos de Excel permite que cada carta se nos personalice de forma automática.

Vamos a continuar aplicando esta opción para imprimir personalizar ETIQUETAS que queremos imprimir para correspondencia.

Supongamos que tenemos en un documento de Excel todas las direcciones de nuestros amigo/as y queremos, por ejemplo, enviarles una invitación por carta. Nuestro Excel podría estar formado por una tabla con los siguientes campos: NOMBRE, DIRECCIÓN, LOCALIDAD Y PROVINCIA.

Este archivo lo tenemos guardado en una carpeta de nuestro Pc por ejemplo con el nombre de amigos.xls.

Nuestro objetivo es imprimir todas estas direcciones en etiquetas adhesivas para pegarlas directamente en el sobre que contendrá la invitación.

Abrimos un documento nuevo de Word, MENÚ SUPERIOR-HERRAMIENTAS COMBINAR CORRESPONDEDIA:

y pulsando sobre CREAR escogemos la opción ETIQUETAS POSTALES. Nos saldrá una ventana en la que nos pregunta si queremos utilizar la ventana activa o una nueva, dado que el documento de Word es nuevo, pulsamos VENTANA ACTIVA.

El segundo paso es indicar de dónde queremos que Word nos coja los datos para las etiquetas. Pulsamos en el punto 2 ORIGEN DE DATOS: OBTENER DATOS-ABRIR ORIGEN DE DATOS y buscamos el documento de Excel que contiene los datos. Recordemos que si no tenemos ningún documento Excel con los datos y queremos crearlos en el mismo momento, podemos hacerlo pulsando CREAR BASE DE DATOS. En nuestro caso ya la tenemos creada.

Al elegir el documento nos saldrá una ventana en la que Word nos indica que necesita diseñar el documento principal, es decir, tenemos que indicarle dónde y cómo queremos insertar esos datos que le hemos indicado. PULSAMOS ESTABLECER DOCUMENTO PRINCIPAL.

Seguidamente nos aparecerá la ventana en la que vamos a escoger el estilo de la ETIQUETA según los modelos ya establecidos o vamos a poder definir uno nuevo:

• En la primera parte de la ventana, tendremos que escoger el tipo de impresora por el que vamos a imprimir las etiquetas.
• En la segunda parte el tamaño del papel.
• Y en la tercera parte, "número de producto", tenemos modelos establecidos de etiquetas. Pulsando en cada uno de ellos veremos en la parte derecha "Información de etiquetas" las características de cada tipo de modelo. Pulsado el botón DETALLES accedemos a los datos que podremos modificar.

  Siguiente>>

<< Ir a Combinación correspondencia para cartas